Studio Tognetti

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2021 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

Oggetto: Conservazione sostitutiva

 

Si ricorda come, l’entrata in vigore nel 2019 dell’obbligo di emettere la fattura in formato elettronico, abbia portato con se l’introduzione di specifici adempimenti, ovvero:

  • l’uso del formato XML nella predisposizione della Fattura Elettronica;
  • l’invio al SDI del file per la trasmissione dello stesso al cliente;
  • la conservazione sostitutiva per l’archiviazione digitale della Fattura Elettronica.

I primi due punti (l’emissione e l’invio) delle Fatture Elettroniche sono entrati nella quotidianità dei soggetti IVA mentre l’adempimento concernente la conservazione sostitutiva rappresenta per alcuni una novità che merita un maggior approfondimento in vista dell’imminente scadenza.

La conservazione sostitutiva infatti non è la semplice memorizzazione su PC del file della fattura, ma bensì un processo regolamentato tecnicamente dalla Legge (CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale).

 

SOGGETTI ESCLUSI DALLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA 

I soggetti esclusi dall’obbligo di effettuare la conservazione sostitutiva sono:

  • i soggetti privati e gli enti non commerciali privi di partita iva (associazioni, condomini, ecc.);
  • i minimi “regime di vantaggio” (art. 27, comma 1 e 2, DL 98/2011);
  • i forfettari “regime forfettario” (art. 1, comma da 54 a 89, L. 190/20149;
  • gli agricoltori in regime di esonero.

 

I soggetti minimi o forfettari, seppur esclusi, devono procedere alla conservazione in due casi:

  • se hanno emesso fatture elettroniche nei confronti della Pubblica Amministrazione (in tal caso devono archiviare solo queste fatture);
  • se hanno optato per l’emissione delle fatture in formato elettronico.

 

I soggetti IVA obbligati ad inviare i dati al Sistema Tessera Sanitaria (medici, farmacie, veterinari, ecc.) sono esonerati dall’emissione delle fatture in formato elettronico e conseguentemente dall’archiviazione sostitutiva delle stesse mentre sono tenute ad effettuare la conservazione sostitutiva per le fatture ricevute.

 

Per quanto riguarda le associazioni che hanno optato per il regime L. 398/91, che in alcuni casi sono esonerate dall’emissione delle fatture, l’Agenzia non ha ancora chiarito se sono obbligate ad effettuare la conservazione sostitutiva delle fatture ricevute, pertanto in via prudenziale si consiglia comunque di ottemperare a tale adempimento onde incorrere in omissioni.

 

TERMINI DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

L’art. 3, comma 3, DM 17.6.2014 fissa la scadenza al terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione annuale quale termine ultimo per provvedere all’archiviazione sostitutiva.

 

L’Agenzia delle Entrate nella risoluzione n. 46/E del 10.4.2017 ha chiarito che:

“il processo di conservazione elettronica dei documenti informatici, ai fini della rilevanza fiscale deve essere eseguita entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali, da intendersi, in un’ottica di semplificazione e uniformità del sistema con il termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi”.

Conseguentemente, al fine di ottemperare correttamente alla conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche occorre prendere in considerazione il termine di presentazione della dichiarazione dei redditi relativa al periodo in cui il file della fattura elettronica è stato ricevuto dal SDI.

 

Ne deriva che per le fatture ricevute dal Sistema di interscambio (SDI) nel 2019, occorre prendere a riferimento la scadenza del termine previsto per l’invio della dichiarazione dei redditi relativa a tale anno (Modello Unico 2020 – periodo d’imposta 2019), ovvero il 10 dicembre 2020.

Pertanto, il termine per completare l’archiviazione sostitutiva delle suddette fatture è il 10 marzo 2021.

 

 

AGENZIA DELLE ENTRATE

L’Agenzia delle Entrate, nell’area riservata di “fatture e corrispettivi”, ha previsto una conservazione sostitutiva gratuita per tutte le fatture elettroniche presenti sul SDI.

L’attivazione non è automatica ma occorre conferire l’incarico all’Agenzia delle Entrate mediante il procedimento di “adesione alla conservazione”.

Per le fatture ricevute dal SDI dal giorno in cui viene effettuata l’adesione, il procedimento di archiviazione sostitutiva delle stesse sarà automatico mentre per le fatture precedenti si dovrà procedere manualmente all’archiviazione.

 

Considerato che tutti i programmi delle software-house per l’elaborazione e la spedizione delle Fatture Elettroniche prevedono una loro archiviazione sostitutiva ad hoc, si consiglia di:

  • contattare la propria software-house per verificare che venga eseguita l’archiviazione sostitutiva delle Fatture Elettroniche (sia attive che passive) nei termini di legge;

aderire comunque alla conservazione sostitutiva dell’Agenzia delle Entrate in quanto è consigliabile avere un duplicato dell’archiviazione.

 

 

 

 

 

I collaboratori dello Studio sono a disposizione per ogni ulteriore chiarimento.

 

Cordiali saluti.

 

Studio Tognetti Ass. Professionale

 

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